In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist Zeit oft eine der knappsten Ressourcen. Angebote müssen erstellt, Kundendaten gepflegt, Termine koordiniert, Rechnungen vorbereitet und interne Informationen zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden. Viele dieser Aufgaben wiederholen sich täglich – und werden trotzdem noch manuell erledigt.
Excel-Tabellen, E-Mails, Notizen und verschiedene Softwareprogramme funktionieren dabei häufig jahrelang irgendwie nebeneinander. Doch mit zunehmendem Wachstum steigt auch der Aufwand.
Genau hier können individuelle Softwarelösungen einen großen Unterschied machen.
Statt Mitarbeiter an bestehende Programme und starre Abläufe anzupassen, wird eine individuelle Anwendung genau auf die tatsächlichen Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten. Dadurch lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Informationen zentralisieren und unnötige Arbeitsschritte vermeiden.
Doch wann lohnt sich eine individuelle Lösung wirklich? Und wie lässt sich beurteilen, ob die Investition wirtschaftlich sinnvoll ist?
Wo Unternehmen im Alltag besonders viel Zeit verlieren
Zeitverluste entstehen häufig nicht durch eine einzelne große Aufgabe. Viel häufiger sind es viele kleine Tätigkeiten, die sich jeden Tag wiederholen.
Ein Mitarbeiter benötigt beispielsweise nur fünf Minuten, um Informationen aus einer E-Mail in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Anschließend werden dieselben Daten vielleicht noch einmal in einer anderen Software eingetragen.
Fünf Minuten erscheinen zunächst unbedeutend.
Wenn dieser Vorgang allerdings zwanzigmal pro Tag durchgeführt wird, entsteht bereits mehr als eine Stunde Arbeitsaufwand. Über Wochen und Monate summiert sich daraus schnell eine erhebliche Menge Arbeitszeit.
Typische Zeitfresser sind beispielsweise:
- Daten mehrfach in unterschiedliche Systeme eintragen
- Informationen aus E-Mails manuell übertragen
- Angebote oder Dokumente immer wieder neu erstellen
- Excel-Listen aktualisieren und abgleichen
- Termine manuell koordinieren
- Kundenanfragen intern weiterleiten
- Informationen in unterschiedlichen Programmen suchen
- Mitarbeiter über Änderungen informieren
- wiederkehrende Berichte manuell erstellen
Viele dieser Prozesse lassen sich mit vergleichsweise einfachen digitalen Lösungen deutlich effizienter gestalten. Wie Digitalisierung von Abläufen grundsätzlich funktioniert, erklärt der Beitrag Prozesse digitalisieren – einfach erklärt.
Was ist eine individuelle Softwarelösung?
Individuelle Software wird speziell für ein Unternehmen und dessen Anforderungen entwickelt.
Im Gegensatz zu Standardsoftware versucht man also nicht, den eigenen Arbeitsprozess an ein bestehendes Programm anzupassen. Stattdessen wird die Software so entwickelt, dass sie den bestehenden oder optimierten Prozess möglichst gut unterstützt.
Das kann beispielsweise eine kleine interne Webanwendung sein, mit der Mitarbeiter Aufträge verwalten. Ebenso möglich sind umfangreichere Systeme, die verschiedene Prozesse eines Unternehmens miteinander verbinden.
Eine individuelle Lösung muss deshalb nicht automatisch ein großes oder komplexes Softwareprojekt sein.
Gerade für kleinere Unternehmen können bereits überschaubare Anwendungen einen erheblichen Nutzen bringen. Einen Überblick über typische Anwendungsbereiche finden Sie im Beitrag Individuelle Softwareentwicklung für KMU.
Praxisbeispiel 1: Angebote automatisch erstellen
Ein Handwerksunternehmen erstellt täglich mehrere Angebote.
Bisher läuft der Prozess folgendermaßen:
Ein Mitarbeiter erhält die Kundeninformationen per E-Mail oder Telefon. Anschließend werden die Daten in eine Excel-Tabelle eingetragen. Danach wird eine alte Angebotsvorlage geöffnet, kopiert und angepasst.
Preise müssen aus verschiedenen Listen herausgesucht werden. Anschließend wird das Dokument als PDF gespeichert und per E-Mail versendet.
Für ein einzelnes Angebot entstehen dadurch schnell 15 bis 30 Minuten Arbeitszeit.
Mit einer individuellen Anwendung könnte der Ablauf deutlich einfacher aussehen.
Der Mitarbeiter wählt den Kunden aus, ergänzt die gewünschten Leistungen und erstellt anschließend per Knopfdruck ein fertiges Angebot. Kundendaten, Preise und Unternehmensinformationen werden automatisch eingefügt.
Die Software könnte zusätzlich:
- Angebotsnummern automatisch vergeben
- Preise zentral verwalten
- PDFs automatisch erzeugen
- Angebote direkt per E-Mail versenden
- den Status eines Angebots speichern
- Erinnerungen für offene Angebote erstellen
Wenn dadurch beispielsweise nur zehn Minuten pro Angebot eingespart werden und täglich zehn Angebote erstellt werden, ergibt sich bereits eine Zeitersparnis von rund 100 Minuten pro Tag.
Praxisbeispiel 2: Auftragsstatus zentral verwalten
Ein kleiner Dienstleistungsbetrieb koordiniert seine Aufträge über E-Mail, Telefon und mehrere Excel-Dateien.
Ein Mitarbeiter führt eine Liste mit neuen Anfragen. Ein anderer verwaltet laufende Projekte. Informationen über Änderungen werden per E-Mail oder telefonisch weitergegeben.
Dadurch entstehen typische Fragen:
- „Ist der Kunde schon kontaktiert worden?“
- „Wer bearbeitet diesen Auftrag?“
- „Wurde das Angebot bereits verschickt?“
- „Wann ist der nächste Termin?“
- „Ist die Rechnung schon erstellt?“
Die Informationen existieren zwar irgendwo im Unternehmen – sie müssen jedoch jedes Mal gesucht werden.
Eine individuell entwickelte Auftragsverwaltung könnte alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zusammenführen.
Jeder Auftrag erhält beispielsweise einen klaren Status:
Neue Anfrage → Angebot erstellt → Auftrag bestätigt → In Bearbeitung → Abgeschlossen → Rechnung erstellt
Mitarbeiter sehen sofort, welcher Schritt als Nächstes notwendig ist.
Dadurch reduziert sich nicht nur der Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben vergessen oder Informationen übersehen werden.
Praxisbeispiel 3: Kundenanfragen automatisch verteilen
Ein Unternehmen erhält Kundenanfragen über seine Website.
Die Nachrichten landen zunächst in einem allgemeinen E-Mail-Postfach. Ein Mitarbeiter liest die Anfrage und entscheidet anschließend, welcher Kollege zuständig ist.
Dieser Vorgang kann ebenfalls automatisiert werden.
Eine individuelle Lösung könnte beispielsweise erkennen, für welchen Standort oder welche Dienstleistung sich ein Kunde interessiert.
Anschließend wird die Anfrage automatisch:
- dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet
- im internen System gespeichert
- dem zuständigen Mitarbeiter angezeigt
- mit einer Aufgabe oder Erinnerung versehen
- automatisch bestätigt
Der Kunde erhält schneller eine Rückmeldung und gleichzeitig reduziert sich der interne Verwaltungsaufwand.
Praxisbeispiel 4: Automatische Dokumentation
In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter ihre Tätigkeiten dokumentieren.
Techniker, Servicemitarbeiter oder Monteure schreiben beispielsweise nach einem Einsatz einen Bericht. Dieser wird anschließend möglicherweise per E-Mail an das Büro geschickt und dort erneut verarbeitet.
Eine individuelle mobile Anwendung könnte diesen Prozess vereinfachen.
Der Mitarbeiter wählt den Auftrag auf seinem Smartphone aus, dokumentiert seine Arbeit, ergänzt Fotos und lässt den Kunden gegebenenfalls direkt unterschreiben.
Nach Abschluss kann automatisch ein fertiger Einsatzbericht erstellt werden.
Die Informationen stehen anschließend unmittelbar für Verwaltung, Abrechnung oder Kundenservice zur Verfügung.
Aus mehreren manuellen Arbeitsschritten entsteht damit ein durchgängiger digitaler Prozess.
Wann Standardsoftware nicht ausreicht
Standardsoftware ist grundsätzlich nichts Schlechtes.
Für viele Aufgaben ist sie sogar die sinnvollste Lösung.
Buchhaltung, E-Mail-Kommunikation, Office-Anwendungen oder einfache CRM-Systeme müssen in den meisten Unternehmen nicht individuell entwickelt werden.
Problematisch wird Standardsoftware allerdings dann, wenn Mitarbeiter dauerhaft Workarounds entwickeln müssen.
Ein typisches Zeichen dafür ist beispielsweise:
„Das Programm kann das nicht, deshalb machen wir diesen Schritt zusätzlich in Excel.“
Oder:
„Diese Informationen müssen wir anschließend noch einmal in ein anderes System übertragen.“
Spätestens wenn solche Sätze häufiger auftreten, lohnt es sich, die bestehenden Prozesse genauer zu betrachten.
Viele manuelle Zwischenschritte
Wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten zwischen verschiedenen Programmen übertragen, entsteht unnötige Arbeit.
Eine individuelle Schnittstelle oder Anwendung kann diese Systeme miteinander verbinden.
Informationen müssen dann nur noch einmal erfasst werden.
Excel wird zum zentralen Unternehmenssystem
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug.
Problematisch wird es allerdings, wenn komplette Geschäftsprozesse dauerhaft über große Tabellen organisiert werden.
Typische Probleme entstehen, wenn:
- mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten
- unterschiedliche Versionen einer Datei existieren
- komplexe Formeln verwendet werden
- sensible Daten enthalten sind
- Informationen miteinander verknüpft werden müssen
- Prozesse automatisiert werden sollen
In solchen Fällen kann eine zentrale Webanwendung langfristig deutlich übersichtlicher und zuverlässiger sein.
Mitarbeiter passen sich der Software an
Eigentlich sollte Software Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen.
In der Praxis passiert häufig das Gegenteil.
Unternehmen kaufen ein umfangreiches System und verändern anschließend ihre internen Abläufe, weil die Software bestimmte Prozesse vorgibt.
Das kann funktionieren.
Wenn ein Unternehmen jedoch spezielle Abläufe oder Anforderungen hat, entstehen schnell unnötige Umwege.
Individuelle Software kann diese Prozesse dagegen gezielt abbilden.
Informationen befinden sich in zu vielen Systemen
Ein weiteres Warnsignal ist eine stark fragmentierte Softwarelandschaft.
Kundendaten befinden sich beispielsweise im CRM-System.
Termine stehen im Kalender.
Projektinformationen befinden sich in Excel.
Dokumente liegen auf einem Netzlaufwerk.
Kommunikation findet per E-Mail statt.
Aufgaben werden über ein weiteres System verwaltet.
Jede einzelne Anwendung erfüllt ihren Zweck. Für Mitarbeiter entsteht jedoch zusätzlicher Aufwand, weil Informationen ständig gesucht und übertragen werden müssen.
Eine individuelle Anwendung muss diese Systeme nicht unbedingt ersetzen.
Oft ist es sinnvoller, vorhandene Systeme miteinander zu verbinden.
Individuelle Software bedeutet nicht automatisch ein Großprojekt
Viele Unternehmer verbinden individuelle Softwareentwicklung mit großen Projekten und hohen fünf- oder sechsstelligen Investitionen.
Das muss jedoch nicht der Fall sein.
Eine individuelle Lösung kann auch eine kleine Anwendung sein, die lediglich einen bestimmten Prozess verbessert.
Beispielsweise:
- ein digitales Anfrageformular mit automatischer Verarbeitung
- eine interne Auftragsübersicht
- eine automatisierte Angebotserstellung
- ein Kundenportal
- eine Dokumentenverwaltung
- ein Planungssystem für Mitarbeiter
- eine Schnittstelle zwischen zwei bestehenden Programmen
- ein Dashboard für wichtige Unternehmenskennzahlen
Gerade bei kleineren Unternehmen ist es häufig sinnvoll, mit einem klar abgegrenzten Problem zu beginnen.
Wenn die Lösung funktioniert und einen messbaren Nutzen bringt, kann sie später erweitert werden. Welche konkreten Anwendungen ich dafür umsetze, finden Sie unter Individuelle Software- & Fachlösungen.
Kosten und Nutzen richtig vergleichen
Die entscheidende Frage lautet nicht:
„Was kostet die Software?“
Sondern:
„Was kostet der aktuelle Prozess langfristig?“
Dieser Unterschied ist entscheidend.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel.
Ein Unternehmen beschäftigt mehrere Mitarbeiter, die gemeinsam täglich etwa zwei Stunden für wiederkehrende administrative Aufgaben benötigen.
Bei angenommenen internen Personalkosten von 35 Euro pro Stunde entstehen dadurch:
2 Stunden × 35 Euro = 70 Euro pro Tag
Bei ungefähr 220 Arbeitstagen ergibt das:
70 Euro × 220 Tage = 15.400 Euro pro Jahr
Wenn eine individuelle Softwarelösung 70 Prozent dieses Aufwands automatisieren könnte, läge die theoretische Einsparung bei mehr als:
10.000 Euro pro Jahr.
Eine Software, deren Entwicklung beispielsweise 8.000 oder 12.000 Euro kostet, kann sich in einem solchen Fall relativ schnell amortisieren.
Natürlich ist jede Situation unterschiedlich.
Das Beispiel zeigt jedoch, warum Unternehmen nicht ausschließlich auf die Entwicklungskosten schauen sollten.
Eine einfache Formel für die Wirtschaftlichkeit
Eine erste Einschätzung lässt sich häufig bereits mit einer einfachen Berechnung durchführen:
Zeitaufwand pro Vorgang × Anzahl der Vorgänge × Personalkosten
Anschließend sollte geschätzt werden, wie viel davon durch eine digitale Lösung eingespart werden könnte.
Ein Beispiel:
Ein Prozess dauert 15 Minuten.
Er wird 20-mal pro Woche durchgeführt.
Das ergibt:
300 Minuten beziehungsweise 5 Stunden pro Woche.
Bei 45 Arbeitswochen entstehen:
225 Stunden pro Jahr.
Bei angenommenen internen Kosten von 40 Euro pro Stunde verursacht dieser Prozess:
9.000 Euro Arbeitskosten pro Jahr.
Wenn eine Software den Aufwand um 80 Prozent reduziert, könnten theoretisch rund 7.200 Euro pro Jahr eingespart werden.
So wird schnell sichtbar, ob sich eine genauere Analyse lohnt.
Der Nutzen besteht nicht nur aus eingesparter Arbeitszeit
Die Wirtschaftlichkeit einer individuellen Lösung lässt sich nicht ausschließlich über Arbeitsstunden messen.
Weitere Vorteile können mindestens genauso wichtig sein.
Weniger Fehler
Manuelle Dateneingaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Automatisierte Prozesse können beispielsweise verhindern, dass Daten vergessen, falsch übertragen oder doppelt eingegeben werden.
Schnellere Bearbeitung
Wenn interne Prozesse schneller funktionieren, profitieren häufig auch Kunden davon.
Anfragen können schneller beantwortet, Angebote früher verschickt und Aufträge effizienter bearbeitet werden.
Bessere Übersicht
Zentrale Systeme schaffen Transparenz.
Mitarbeiter und Geschäftsführung können schneller erkennen:
- welche Aufgaben offen sind
- welche Projekte laufen
- welche Kunden auf eine Rückmeldung warten
- wo Engpässe entstehen
Einfacheres Wachstum
Manuelle Prozesse funktionieren häufig gut, solange ein Unternehmen klein ist.
Mit zunehmender Anzahl von Mitarbeitern, Kunden oder Aufträgen steigt der Verwaltungsaufwand jedoch überproportional.
Digitale Prozesse lassen sich häufig wesentlich leichter skalieren.
Eine Software kann meist hundert Vorgänge genauso zuverlässig verarbeiten wie zehn.
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden
Trotzdem ist es nicht sinnvoll, jeden einzelnen Unternehmensprozess mit individueller Software abzubilden.
Die wichtigste Frage lautet immer:
Wo entsteht regelmäßig ein messbarer Aufwand?
Ein Prozess eignet sich besonders für Digitalisierung oder Automatisierung, wenn er:
- häufig durchgeführt wird
- nach ähnlichen Regeln abläuft
- viele manuelle Arbeitsschritte enthält
- mehrere Mitarbeiter betrifft
- Daten zwischen verschiedenen Systemen bewegt
- regelmäßig Fehler verursacht
- mit wachsendem Unternehmen immer aufwendiger wird
Je häufiger ein Prozess durchgeführt wird, desto größer ist in der Regel auch das mögliche Einsparpotenzial.
Der richtige Einstieg: Erst den Prozess verstehen
Ein häufig gemachter Fehler besteht darin, sofort über Funktionen und Software nachzudenken.
„Wir brauchen eine App.“
„Wir brauchen ein neues CRM.“
„Wir brauchen ein Kundenportal.“
Die bessere Frage lautet zunächst:
Welches konkrete Problem möchten wir lösen?
Dafür sollte der bestehende Prozess betrachtet werden.
- Welche Schritte werden durchgeführt?
- Welche Mitarbeiter sind beteiligt?
- Welche Programme werden verwendet?
- Wo werden Daten doppelt eingegeben?
- Wo entstehen Wartezeiten?
- Welche Tätigkeiten wiederholen sich besonders häufig?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, sollte entschieden werden, ob Standardsoftware, eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder eine individuelle Softwarelösung die beste Lösung darstellt.
Kleine Lösungen können große Auswirkungen haben
Digitalisierung muss nicht bedeuten, dass ein Unternehmen seine gesamte IT-Landschaft austauscht.
Oft entstehen die größten Verbesserungen durch gezielte Optimierungen einzelner Prozesse.
Eine kleine Anwendung, die einem Mitarbeiter täglich 30 Minuten Arbeit erspart, kann über mehrere Jahre betrachtet einen erheblichen wirtschaftlichen Nutzen erzeugen.
Noch größer wird der Effekt, wenn dieselbe Lösung von mehreren Mitarbeitern genutzt wird.
Deshalb lohnt es sich für kleine und mittelständische Unternehmen besonders, wiederkehrende Prozesse regelmäßig zu hinterfragen.
- Welche Tätigkeiten werden jeden Tag manuell erledigt?
- Welche Informationen werden mehrfach erfasst?
- Welche Aufgaben könnten automatisiert werden?
- Und welche Prozesse kosten mehr Zeit, als sie eigentlich sollten?
Fazit: Software sollte Arbeit reduzieren – nicht zusätzliche Arbeit erzeugen
Individuelle Software ist nicht für jedes Unternehmen und nicht für jeden Prozess notwendig.
Wenn Mitarbeiter jedoch täglich mit manuellen Arbeitsschritten, Excel-Listen, Medienbrüchen und unterschiedlichen Systemen kämpfen, kann eine maßgeschneiderte Lösung einen erheblichen Mehrwert bieten.
Dabei muss der Einstieg nicht kompliziert sein.
Oft reicht es bereits, einen einzigen zeitintensiven Prozess zu identifizieren und gezielt zu verbessern.
Entscheidend ist letztendlich nicht, wie umfangreich eine Software ist.
Entscheidend ist, wie viel Arbeit sie dem Unternehmen abnimmt.
Welche Prozesse kosten Ihr Unternehmen jeden Tag Zeit?
Viele ineffiziente Abläufe fallen im Tagesgeschäft kaum noch auf, weil sie über Jahre selbstverständlich geworden sind.
Dabei steckt gerade in wiederkehrenden administrativen Aufgaben häufig großes Optimierungspotenzial.
Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Abläufe und prüfen, wo digitale Lösungen sinnvoll eingesetzt werden können. Dabei steht nicht möglichst viel Software im Mittelpunkt, sondern eine Lösung, die einen konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen schafft.
Von kleinen Automatisierungen über interne Webanwendungen bis hin zu individuell entwickelten Softwarelösungen können Prozesse Schritt für Schritt digitalisiert und vereinfacht werden.
Sie möchten wissen, welche Prozesse sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen? Dann sprechen Sie uns gerne an.
Pascal Wieser – Digitale Lösungen
Websites, individuelle Software und praxisnahe Digitalisierung für kleine Unternehmen.